Nakoukni s námi do zákulisí Prezentiády!

Freelo umožňuje vytvářet sdílené to-do listy, ve kterých se společně vytvářejí, sledují a plní úkoly. Samozřejmostí je možnost přiřadit k úkolu řešitele, takže všichni vědí, kdo má úkol na starost, nebo třeba prioritu, abychom věděli, který úkol nejvíc spěchá. Letošní Prezentiádu se nám podařilo “rozložit” na neskutečných 350 dílčích úkolů!

Přehlednost a spolupráce

Možnost udržovat si přehled o všech probíhajících úkolech napříč pracovními odděleními byla asi největším přínosem Freela. "Bylo super, že jsem mohla vidět i ostatní oddělení – co je tam hotové a na čem se ještě pracuje – aniž bych se musela jednotlivých lidí vyptávat,“ uvedla koordinátorka Grandfinále Sára Uvízlová. Právě během hektických a náročných příprav Grandfinále bylo klíčové mít přehled o tom, jak práce na úkolech pokračuje, a identifikovat oblasti, ve kterých je potřeba přidat.

Jednoduché zaškolení a intuitivní použití

Seznámit nové uživatele s Freelem bylo rychlé a jednoduché. "Během chvilky jsem byla zaškolená," poznamenala Sára. Tuto zkušenost sdílí také koordinátorka celé soutěže Miki Skoupá: "Ukázali jsme si základní funkce, které jsem snadno pochopila a zbytek byl dost intuitivní.” Všichni členové týmu se tak díky intuitivnímu designu během chvíle zapojili do práce. Někteří ale měli problémy s přebytkem funkcí, které pro svou práci nepotřebovali, a uvítali by možnost zjednodušené verze aplikace.

Efektivní řízení úkolů a termínů 

Freelo se ukázalo jako výborný nástroj pro řízení úkolů a hlídání termínů. Na otázku, co je největším přínosem Freela, odpověděla vedoucí soutěžní části projektu Danča Indráková: "Určitě deadliny. Bylo užitečné vidět je u jednotlivých úkolů, ale taky mít možnost zobrazit si je v přehledném kalendáři.” Danča pod sebou měla sedmnáct krajských koordinátorů, kterým zadávala práci. Freelo jí pomohlo udělat si přehled o tom, jak se komu daří úkoly plnit a nemusela tak každého obepisovat.

Plánování a dodržování termínů nám usnadnila také možnost vytvářet podúkoly. To bylo zvláště užitečné pro ty členy týmu, kteří dbali na přesné sledování všech detailů. Zároveň jsme díky podúkolům mohli efektivně zapojit do práce nové členy týmu – pomohly jim vytvořit si představu o tom, jaké dílčí činnosti jednotlivé úkoly obnášejí. Celý tým tak byl na jedné vlně.

Výzvy a nevýhody

Přestože Freelo přineslo mnoho výhod, narazili jsme i na spoustu výzev. Někteří členové týmu měli problémy s ručním zadáváním velkého množství úkolů a podúkolů. "Úkoly mají spoustu parametrů, které se u nich dají nastavovat, to samé podúkoly. Práce s velkým množství úkolů vyžaduje hodně klikání," svěřila se Danča.

Je důležité zmínit, že ne každému Freelo vyhovovalo. “Musím se přiznat, že pro mě bylo používání Freela místy až nepříjemné,” popsal ekonomický vedoucí Honza. Ve velkém množství úkolů a podúkolů pro něj bylo těžké se orientovat. “Myslím si ale, že to souvisí s tím, že nemám rád pevně nalajnované úkoly, činnosti a deadliny. Prostě nejsem takový typ člověka,” dodal Honza. Úkolem organizačního týmu tak do budoucna bude naučit se pracovat s filtry, které umožňují zobrazovat jen úkoly s konkrétními parametry, třeba právě podle přiděleného řešitele. Další nevýhodou je například fakt, že zobrazení mindmapy ukazuje jen nesplněné tasky. Kvůli tomu nemůžeme ukázat kompletní prezentiádní work breakdown structure, ale jen to, co jsme zatím nesplnili.

Závěr

Využití Freela v rámci organizace Prezentiády mělo výhody i nevýhody. Hlavními přínosy byla přehlednost, snadné zaškolení a účinné řízení sdílených úkolů. Na druhou stranu jsme narazili na určité limity, zpravidla ale způsobené tím, že s Freelem pracujeme teprve krátce. Výhody ale zcela jasně převažují a navíc jsme přesvědčení o tom, že Freelo se jako služba bude dál vyvíjet.

Díky Freelu jsme se naučili lépe organizovat naši práci a zefektivnit komunikaci mezi týmy. Aktuálně zahajujeme přípravu dalších ročníků soutěží pIšQworky a Tour de App. A na obou soutěžích do toho jdeme právě s Freelem.